Gestão

Controle de estoque por data: como não alugar a mesma peça duas vezes

Na locação de festas, o estoque que importa é o disponível em cada data: o total da peça menos o que já está reservado no período, o que está em reparo e o tempo de higienização entre uma festa e outra. Controlar só a quantidade total é o que faz alugar a mesma peça duas vezes.

Por Equipe editorial LocaFestaPublicado em 3 de novembro de 20262 min de leitura

Estoque de locadora é diferente de estoque de loja

Numa loja, a peça vendida sai do estoque para sempre. Na locadora, ela sai e volta — e, enquanto está fora, não pode ser prometida a outro cliente. Por isso a pergunta certa não é "quantas eu tenho?", e sim "quantas estão livres neste sábado?".

Planilha com a quantidade total não responde essa pergunta. É por isso que o erro clássico do setor é fechar duas festas com a mesma peça: as duas reservas couberam no total, mas não na data.

A conta da disponibilidade

Para cada peça e cada data:

disponível = total − reservado no período − em reparo − em higienização

Reservado no período não é só o dia da festa: conta da saída da base até a volta. Uma festa de sábado com montagem na sexta e retirada no domingo ocupa a peça por três dias.
Em reparo é a peça que voltou com avaria e ainda não foi consertada.
Em higienização é o intervalo entre a volta e a próxima saída: toalha precisa ser lavada e passada; louça, lavada e conferida.

Kits contam peça por peça

Um kit "mesa provençal" pode levar 1 mesa, 2 bandejas, 3 arranjos e 1 painel. Quando o kit é reservado, cada peça dele precisa sair do disponível. Controlar o kit como se fosse uma peça única esconde o conflito: a bandeja do kit pode ser a mesma que foi alugada avulsa.

Saída e volta conferidas

Duas conferências fecham o ciclo:

Na saída: separar pelo pedido, conferir quantidade e estado, fotografar.
Na volta: contar o que voltou, separar o que precisa de reparo e o que vai para higienização.

Peça que não voltou ou voltou quebrada vira cobrança pela cláusula de avaria — veja o que o contrato de locação precisa ter.

Quando a procura aperta

Os meses de mais festas concentram as reservas e reduzem a folga entre uma devolução e a próxima saída. Pelos dados do IBGE, setembro a dezembro reúnem 39% dos casamentos do ano — veja a pesquisa do calendário das festas. É nessa época que o controle por data mais evita prejuízo.

Como o LocaFesta faz

No LocaFesta, cada reserva ocupa as peças na data da festa, e o orçamento avisa na hora se alguma peça já estiver reservada. Peças em reparo saem do disponível até voltarem, e a tela de estoque mostra o que está livre em cada período — dá para filtrar e baixar a lista em PDF.

Perguntas frequentes

Como evitar alugar a mesma peça para duas festas?

Controlando a disponibilidade por data: total da peça menos o que está reservado no período (da saída até a volta), o que está em reparo e o tempo de higienização. Kits devem descontar cada peça que levam.

Planilha serve para controlar estoque de locação de festa?

Serve enquanto há poucas peças e poucas festas. O problema é que a planilha costuma guardar a quantidade total, e não o que está livre em cada data — e é aí que nasce o aluguel em dobro.

Peça em higienização conta como disponível?

Não. Entre a volta de uma festa e a próxima saída, a peça precisa ser lavada e conferida; esse intervalo deve sair da disponibilidade.

Fontes

Estatísticas do Registro Civil — casamentos por mês de ocorrência (Tabela 4412) — IBGE — SIDRA
Código Civil — Lei 10.406/2002, art. 569 (deveres do locatário) — Presidência da República — Planalto

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